Project Description

XPEDION

XPD o XPEDION es un completo Sistema de Gestión de Expedientes (SGE) multiproposito, pensado para facilitar la vida de los usuarios con el foco en la eficiencia, en la colaboración y en la automatización.

LO QUE NECESITA TU ORGANIZACIÓN

La Gestión de Expedientes se basa en la creación y parametrización de los diferentes tipos de Procedimientos. Puedes empezar personalizando los disponibles en el Catálogo de Procedimientos; o bien crear un nuevo Procedimiento de manera libre, que se adapte plenamente a tu organización y procesos.

Cada proceso contará con un flujo de trabajo o workflow, repleto de funcionalidades de automatización de procesos, gestión de etapas y estados, condiciones y reglas de automatización, alarmas, intervinientes, comunicaciones, tareas, etc.

HERRAMIENTAS

Se facilita la creación automatizada de documentos a través de una completa gestión de plantillas.

Los usuarios pueden aportar información y documentación, y validar tareas, todo ello mediante la Firma Electrónica.

Toda la documentación generada es permanentemente accesible, pudiendo ser integrada en su propio Gestor Documental.

Gestión automatizada de las comunicaciones a los intervinientes e interesados.

Fácil interacción con los intervinientes a través de plataforma integrada de Sede Electrónica.

Todo bajo control con Cuadros de Mandos, Tareas, Alertas y Avisos, Gestión de plazos, etc.

TODO BAJO CONTROL

Cada Procedimiento cuenta con una serie de Trámites y Etapas, organizadas a través de formularios, reglas y condiciones, maximizando la flexibilidad y la automatización de procesos y tareas.

Se incluye una completa gestión de usuarios y roles, intervinientes en los Procedimientos, quienes para cada trámite y etapa pueden ser requeridos para realizar determinadas tareas. Los usuarios siempre tienen acceso a sus tareas pendientes, estableciendo alertas y alarmas, con una completa gestión del calendario para garantizar el cumplimiento de los plazos. Los responsables pueden acceder a una visión integrada, incluyendo la información más relevante a través de cuadro de mandos.

XPD se integra plenamente con los sistemas del cliente (LDAP, Gestores Documentales, Registro, Firma) y cuenta con altos estándares de interoperabilidad con terceras entidades, incluyendo la integración con carpeta ciudadana AGE. La plataforma garantiza la máxima trazabilidad de todas las acciones realizadas por los usuarios en la plataforma mediante el registro de evidencias.

Y AÚN MÁS

Cumplimiento normativo

Acceso mediante navegador web

Integración fácil con sus sistemas

Sistemas con premise o saas

Solución multi-idioma

Trazabilidad y Gestión de evidencias

Interoperabilidad

Inteligencia Artificial

VENTAJAS

  • Procesos operativos más rápidos
  • Digitalice su organización: reducción drástica del papel
  • Incremente la eficiencia, reduciendo y/o automatizando tareas repetitivas
  • Reducción de riesgos con el control exhaustivo de tareas y fechas, alarmas
  • Interactúe fácilmente con terceros
  • Facilita las auditorias
  • Mejora de la toma de decisiones
  • Reducción de los costes
  • Cumplimiento normativo

CARPETA DEL EMPLEADO

Un caso de uso sencillo es la Carpeta del Empleado, que mediante expedientes pasivos permite la completa gestión y organización de los datos y documentos asociados a un trabajador en todo el ciclo de vida de su relación con la empresa.

Permite registrar documentos, o generarlos fácilmente mediante el uso de plantillas, dando soporte desde el inicio de la relación previa (candidato), facilita el on-boarding a la compañía, y el acceso y gestión de todos los documentos de carácter laboral que se generan (contratos, nóminas, etc.).

Facilita a la organización un acceso seguro a toda la información, simplificando y automatizando procesos y documentos, con una navegación sencilla. También brinda a los candidatos acceso rápido a la documentación y firma de documentos desde cualquier lugar.

DISCIPLINA URBANÍSTICA

Gestión específica de Disciplina Urbanística que contempla el necesario workflow de la gestión de expedientes de estos procedimientos:

  • ordenes de ejecución
  • actuaciones ilegales en curso/finalizadas
  • procedimientos sancionadores
  • protección de la legalidad
  • Declaraciones de ruina inminente/ordinaria

Trabajo colaborativo entre todos los usuarios y roles en su organización, facilitando la monitorización y gestión centralizada de los expedientes, la asignación de tareas, plazos, alertas, comunicaciones a terceros, notificaciones, etc.

Permite tanto la gestión propia en administraciones locales, como la gestión multi-entidad de diputaciones y comunidades autónomas en las encomiendas de gestión.